Dylai cofnodion arolygu dyddiol a chwarterol ar gyfer festiau amddiffyn y corff gael eu harchifo'n systematig, eu rheoli gan bersonél dynodedig, a'u holrhain i sicrhau diogelwch offer ac atebolrwydd clir.
P'un a yw'n arolygiad cyflym dyddiol neu'n arolygiad manwl chwarterol, mae cadw cofnodion cyflawn nid yn unig yn agwedd hanfodol ar reoli offer ond hefyd yn sail ar gyfer olrhain cyfrifoldeb ac asesu risgiau ar adegau tyngedfennol.
1. Dylai Cynnwys y Cofnod Fod Yn Gyflawn a'i Safoni Ar ôl pob arolygiad, rhaid llenwi cofnod arolygu ar unwaith, gan gynnwys y wybodaeth graidd ganlynol:
Dyddiad ac Amser yr Arolygiad: Yn gywir i'r diwrnod er mwyn ei olrhain yn hawdd.
Math o Arolygiad: Wedi'i Labelu fel "Arolygiad Dyddiol" neu "Arolygiad Chwarterol".
Enw a Swydd yr Arolygydd: Rhoi cyfrifoldeb i berson penodol.
Rhif Fest Amddiffyn y Corff / Dynodwr Unigryw: Dylai fod gan bob darn o offer rif unigryw i osgoi dryswch.
Manylion yr Eitem Arolygu:
Cyflwr ymddangosiad (p'un a oes traul, staeniau neu anffurfiad);
Gwydnwch strwythurol (pwytho, byclau, a gosod plât mewnosod);
Rhowch gyflwr y plât (p'un a oes chwydd, craciau neu synau annormal);
Glanhau ac arwyddion defnydd;
Canlyniad y Farn: Arferol/Annormal/Allan o Wasanaeth/Arolygiad yn Disgwyl.
Ymdrin â Barn: Megis "Parhau i ddefnyddio," "Anfon am atgyweiriad," "Sgrap," ac ati, a chadarnhawyd gan lofnod y person cyfrifol.
2. Argymhellion Cadw Cofnodion
Archifau Papur + Copi Wrth Gefn Deuol Electronig: Cwblhewch y "Ffurflen Cofnodi Archwiliad Bwled Gwrth-Fest" ar ffurf papur, a fydd yn cael ei harchifo gan yr adran rheoli offer; ar yr un pryd, ei sganio a'i lanlwytho i'r system reoli fewnol i atal colled.
Cyfnod Storio: Cadw cofnodion am o leiaf 5 mlynedd, gan gyfateb oes ddamcaniaethol y fest gwrth-bwledi, gan hwyluso-olrheiniadwyedd tymor hir.
Rheolaeth Personél Ymroddedig: Penodi gweinyddwr offer i fod yn gyfrifol am gasglu, adolygu, a storio cofnodion, a'u cyflwyno i adrannau lefel uwch ar gyfer hapwiriadau cyfnodol.
3. Rheolaeth Ddigidol yn Gwella Effeithlonrwydd (Argymhellir) Defnyddio system reoli fewnol neu ap pwrpasol i fewnbynnu data arolygu, cefnogi uwchlwytho lluniau, stampiau amser lleoliad, a nodiadau atgoffa awtomatig ar gyfer y dyddiad arolygu nesaf.
Gall unedau risg uchel (fel timau SWAT a chwmnïau diogelwch) gysylltu â thagiau RFID neu systemau cod QR i sicrhau cofrestriad cyflym trwy sganio cod unigryw ar bob dilledyn.
